Het agentschap Jongerenwelzijn werft

CENTRAAL AANMELDBEHEERDER (M/V)

voorlopig voor de duur van één jaar

Afdeling: Intersectorale toegangspoort
Entiteit: Jongerenwelzijn
Niveau: B
Graad: Deskundige
Standplaats: Brussel

FUNCTIECONTEXT

De afdeling Intersectorale Toegangspoort (ITP) ressorteert onder het Agentschap Jongerenwelzijn, dat deel uitmaakt van het beleidsdomein ‘ Welzijn, Volksgezondheid en Gezin’ van de Vlaamse Overheid.

Om de beschikbare capaciteit in de gemeenschapsinstellingen optimaal in te zetten, werd er in 2011 gestart met een gestuurd capaciteitsmanagement via een centraal aanmeldbeheerssysteem. Dit centraal aanmeldpunt (CAP) is 365 dagen per jaar permanent bereikbaar van 08u00 tot 16u00 (op zaterdag – zon – en feestdagen van 08u00 tot 12u00). Op deze wijze komen alle verwijzende instanties voor al hun plaatsaanvragen steeds terecht op dezelfde centrale post en worden zij steeds gelinkt aan de zelfde specialisten in plaats van verschillende personen.

Sinds 1 januari 2015 is dit centraal aanmeldpunt ondergebracht bij de afdeling Intersectorale toegangspoort. Zij hebben een duidelijk zicht op de vraag en het aanbod binnen de jeugdhulp en regelen de toegang tot het niet-rechtstreeks toegankelijke jeugdhulpaanbod. Ook de gemeenschapsinstellingen vallen binnen dit aanbod. Op deze manier wordt alle toegang tot de niet-rechtstreeks toegankelijke jeugdhulpverlening opgevolgd en aangestuurd vanuit één afdeling. Jeugdrechters en consulenten hoeven zich nu nog maar tot één orgaan te richten bij het zoeken naar geschikte opvang in één van de gemeenschapsinstellingen of een private voorziening.

Als centraal aanmeldbeheerder ben je lid van het centrale team in Brussel. Je rapporteert rechtstreeks aan de algemeen directeur.

JE TAKENPAKKET

1. Doel van de functie

Als lid van het team ‘Centraal Aanmeldbeheer’ de beschikbare plaatsen in de gemeenschapsinstellingen en het federaal detentiecentrum beheren in functie van een optimale inzet. Daarnaast verzorg je ook een beleidsmatige ondersteuning voor de afdeling intersectorale toegangspoort.

2. Belangrijkste resultaatgebieden

• Beheren van de vrije opnameplaatsen in de gemeenschapsinstellingen
Enkele voorbeelden van activiteiten:
- opvolgen van de beschikbare capaciteit in de gemeenschapsinstellingen en het federaal detentiecentrum. Uitklaren van eventuele onduidelijkheden uitklaren;
- analyseren van de elektronische opnamevragen van de jeugdrechtbanken. de opnamevragen matchen met de beschikbare plaatsen
- in overleg met de afdeling Ondersteuningcentra en sociale diensten jeugdrechtbank, de afdeling Voorzieningenbeleid en de afdeling intersectorale toegangspoort zoeken naar alternatieve oplossingen als een plaatsing in de gemeenschapsinstellingen niet mogelijk blijkt
- rapportage en statistiek verzorgen over het capaciteitsbeheer

• Zorgen voor tijdige en correcte informatie-uitwisseling met alle betrokkenen
Enkele voorbeelden van activiteiten:
- verwijzers (jeugdrechters, consulenten,…) en instellingen informeren over de plaatstoewijzingen en afgewezen plaatsaanvragen.
- inzamelen en synthetiseren van gegevens bij aanmelding van een jongere
- gegevens opvragen bij de jeugdrechtbanken en /of sociale dienst bij de jeugdrechtbank
- informatie opvragen bij betrokken derden
- een DOMINO-dossier aanmaken of finaliseren
- dossiergebonden contact en overleg met interne diensten
- dossiergebonden contact en overleg met de jeugdrechters en consulenten

• Uitvoeren van inhoudelijke taken om de eigen werking en die van de afdeling te onderbouwen
Enkele voorbeelden van activiteiten:
- verzorgen van de permanentie van het Centraal Aanmeldbeheer
- registreren van gegevens en bijhouden van basisstatistieken
- meedelen van dringende, nuttige en nodige informatie
- bespreking van de werking met de algemeen directeur
- zelfstandig oordelen wanneer er zich (structurele) problemen voordoen m.b.t. het capaciteitsmanagement en deze signaleren aan collega’s en de algemeen directeur.
- voorbereiden en ontwikkelen van beleidsnota’s

• Uitvoeren van administratieve taken om de eigen werking en die van de afdeling te onderbouwen.
Enkele voorbeelden van activiteiten:
- de eigen planning opstellen en actueel houden
- de eigen briefwisseling verzorgen
- verzamelen van documentatie over het werkveld
- de afdeling naar externe diensten toe vertegenwoordigen
- de sociale kaart bijhouden, opvolgen van nieuwe externe initiatieven
- opvolgen en inventariseren van time-outovereenkomsten
- intern een logboek bijhouden van de beschikbare capaciteit, de plaatstoewijzingen en onregelmatigheden.

• Instaan voor de eigen nascholing om enerzijds een brede algemene kennis te bewaren en bij te blijven met de ontwikkelingen binnen het vakgebied en anderzijds de invulling van de eigen opdracht te verbeteren
Enkele voorbeelden van activiteiten:
- doornemen van vakliteratuur
- intervisie met interne en externe collega’s
- vorming en bijscholing volgen om de werking te optimaliseren

• Bijdragen aan de algemene werking en het beleid van de afdeling door uiteenlopende ondersteunende activiteiten uit te voeren
Enkele voorbeelden van activiteiten:
- Verslaggeving (Jaarverslag, berichtenblad, Nieuwsflash, managmentoverleg…)
- Mee bedenken en uittekenen van inhoudelijke thema’s
- Uitvoeren van rapportages

JE PROFIEL

1. Diploma

Je hebt een bachelor of master diploma in de sociale wetenschappen (pedagogie, criminologie, psychologie,…)

2. Functiegebonden vereisten:

 Je beschikt over een grote mate van maturiteit.
 Je bent op de hoogte van de doelstellingen en de werking van de gemeenschapsinstellingen
 Je bent op de hoogte van de regelgeving en haar toepassingen over de Bijzondere Jeugdbijstand en de werking van de gemeenschapsinstellingen in het bijzonder of kunt deze kennis snel verwerven.
 Je kunt overweg met de gebruikelijke MS-office- en intranettoepassingen en bent vaardig om snel de applicaties Centraal Aanmeldbeheer en DOMINO aan te leren.
 Je bent communicatievaardig, zowel schriftelijk als mondeling
 Je bent een teamspeler en hebt zin voor initiatief
 Je bent flexibel en bereid om geregeld tijdens de vakantie en in het weekend te werken

3. Gedragsgerichte competenties

 Verantwoordelijkheid nemen
Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie
Niveau 1: Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk
- Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar
- Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen
- Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na
- Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback)
- Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie

 Samenwerken
Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project , ook als dat niet van meteen persoonlijk belang is.
Niveau 1: Informeert, pleegt overleg en werkt mee
- Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep
- Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening
- Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht
- Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen
- Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, …)

 Klantgerichtheid
Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren.
Niveau 1: Reageert vriendelijk, adequaat en correct op de vragen van belanghebbenden
- Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort
- Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op
- Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen
- Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen
- Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening

 Communiceren
Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen
Niveau 2: Verzorgt de interactie
- Kiest een communicatiewijze naargelang de behoeften, mogelijkheden of eigenheden van het doelpubliek
- Hanteert een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, interactief, …
- Richt zich tot het publiek en neemt het in zijn gedachtegang mee
- Zorgt voor een correcte uitwisseling van informatie (gaat na of zijn boodschap duidelijk is, vat de boodschap van anderen samen, …
- Stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, …)

 Inleving
Alert zijn op gevoelens en behoeften van anderen en daar adequaat op reageren.
Niveau 2: Speelt in op behoeften en gevoelens van anderen.
- Toont zowel verbaal als non-verbaal begrip voor de behoeften en gevoelens van anderen
- Gaat actief op zoek naar de achterliggende problemen, redenen en oorzaken voor behoeften, gedragingen en gevoelens van anderen (vraagt door)
- Denkt mee vanuit het gezichtspunt van anderen, houdt rekening met hun belangen
- Toont zich bewust van de invloed van zijn handelen op anderen
- Gaat adequaat in op persoonlijke of emotionele boodschappen

• Flexibiliteit
Zijn werkwijze, aanpak of stijl veranderen om doelen te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen.
Niveau 1 - Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist
- Schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden
- Handelt doelmatig en effectief bij tijdsdruk, wijzigende prioriteiten, nieuwe gegevens, dringende vragen of behoeften
- Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen
- Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt is
- Staat open voor andere werkwijzen en is bereid zijn aanpak bij te stellen

HOE SOLLICITEREN?

Bezorg je motivatiebrief samen met je CV, bij voorkeur per mail naar mevrouw Liesbet Janssens, liesbet.janssens@jongerenwelzijn.be of per post naar Afdeling Intersectorale Toegangspoort, t.a.v. Liesbet Janssens, Koning Albert-II-laan 35 bus 32, 1030 Brussel.

SELECTIEPROCEDURE

- afsluitdatum kandidatuurstellingen: 28/02/2015
- selectie op CV in de week van 2 maart 2015
- selectiegesprek voorzien op 17 maart 2015

ONS AANBOD

- een contract van bepaalde duur van één jaar, nadien mogelijk een contract van onbepaalde duur. Interne personeelsleden met een statutaire betrekking of een contract van onbepaalde duur kunnen voor dit eerste jaar ambtshalve onbetaald verlof nemen in hun huidige betrekking en hun recht op deze betrekking op deze manier behouden.
- Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft.
- Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.
- Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.
- Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis.
- Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 5 euro per gewerkte dag)
- Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal.
- Je aanvangssalaris is minimaal 26.828 euro (brutojaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris is dan 2235 euro. Voor extra informatie over de arbeidsvoorwaarden kun je terecht op de website www.vlaanderen.be/arbeidsvoorwaarden
- Je eerste 2 maanden vormen een proefperiode.
- De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan.

MEER WETEN ?

Voor meer informatie over de inhoud van deze functie of de selectieprocedure, dan kan je contact nemen met:

Karolien Samyn,Centraal aanmeldbeheerder (Afdeling Intersectorale toegangspoort)
Koning Albert-II-laan 35 bus 32
1030 Brussel
02/553 44 48
Karolien.samyn@jongerenwelzijn.be

Voor meer informatie over de arbeidsvoorwaarden kan je terecht bij Liesbet Janssens
liesbet.janssens@jongerenwelzijn.be